Postawienie na rozwiązanie to duży krok w kierunku wdrożenia CRM, ale to tylko jeden krok. Po podjęciu decyzji, z jakiego CRM chcesz korzystać, musisz również skonfigurować swoje rozwiązanie, zaimportować dane, zintegrować funkcje oprogramowania z przepływem pracy, przeszkolić personel i monitorować wyniki. Oto kilka wskazówek krok po kroku dotyczących płynniejszego wdrażania CRM podczas wykonywania tych zadań.
1. Skonsultuj się ze wszystkimi odpowiednimi działami i decydentami
Przyjęcie rozwiązania CRM to duże zadanie, które ma wpływ na całą firmę. To sprawia, że ważne jest, aby wszyscy, których dotyczy wdrożenie CRM, wzięli udział w procesie adaptacji. Jeśli kluczowy dział lub osoba podejmująca decyzje nie znajduje się na tej samej stronie co reszta Twojego zespołu, wdrożenie może być trudnym zadaniem. Może też utrudnić zabezpieczenie budżetu projektu.
Wyznacz koordynatora wdrożenia, który będzie nadzorował proces i poproś go o przekazanie potrzebnych CRM odpowiednim stronom lub wyznacz kogoś do wykonania tego zadania.
Strony, które powinny być w pętli, mogą obejmować:
- Kierownictwo
- Nadzorcy IT
- Planiści finansowi
- Menedżerowie sprzedaży
- Menedżerowie marketingu
- Opiekunowie obsługi klienta
- Dostawcy lub dostawcy, na których miałoby wpływ wdrożenie CRM
Upewnij się, że wszyscy rozumieją, w jaki sposób CRM może przynieść korzyści Twojej firmie jako całości, a w szczególności jej działowi. Każdemu, kto odpowiada za budżet projektu, należy przedstawić analizę kosztów i korzyści, która pokazuje zwrot z inwestycji w wdrożenie CRM.
2. Zdecyduj, jak Twój CRM będzie pasował do Twojego przepływu pracy
Aby w pełni wykorzystać swoje narzędzie CRM, należy zaplanować, w jaki sposób dane CRM będą pasować do bieżącego przepływu danych i procesów biznesowych. Aby to osiągnąć, zaplanuj przepływ danych do rozwiązania z różnych działów, takich jak sprzedaż, marketing i obsługa klienta, a następnie z powrotem do tych działów.
W trakcie tego procesu zauważ, jakie inne oprogramowanie jest używane przez te działy, musi być zsynchronizowane z Twoim CRM, aby mieć jedno źródło. Twój zespół IT może pomóc w tym zadaniu pod nadzorem koordynatora wdrożenia i w porozumieniu z odpowiednimi kierownikami działów.
3. Zbierz dane do zaimportowania
Mapa przepływu pracy daje przegląd źródeł danych, które mają być zaimportowane do rozwiązania CRM. Zrób spis tych źródeł danych i zacznij je zbierać. Niektóre dane mogą być już zapisane w formacie cyfrowym. Inne dane mogą wymagać digitalizacji.
4. Skonfiguruj swoją aplikację
Przed zaimportowaniem danych do CRM musisz skonfigurować pewne ustawienia, aby otrzymywać informacje historyczne. Oszczędzi to później czas. Niektóre ustawienia można również dostosować po zaimportowaniu danych, ale najlepiej jest podać czas z góry.
Elementy, które możesz potrzebować skonfigurować, mogą obejmować:
- Dostępy dla administratorów i innych autoryzowanych użytkowników
- Typy użytkowników i uprawnienia
- Ustawienia bezpieczeństwa
- Indywidualne pola i działania
- Układy kokpitów i raportów
- Integracje z innymi aplikacjami
5. Przenieś swoje dane
W tym momencie osiągnąłeś krytyczny krok, jakim jest przeniesienie danych do rozwiązania CRM. Aby kontynuować, musisz upewnić się, że Twoje dane są w formacie zgodnym z oprogramowaniem CRM.
Wszystkie dane, które mają zostać uwzględnione, będą musiały zostać zaimportowane z odpowiedniego typu pliku, więc wszelkie dane, które nie zostaną uwzględnione, należy najpierw przenieść do zgodnego formatu. Musisz również upewnić się, że pola w Twoim pliku są zgodne z polami skonfigurowanymi w Twoim systemie CRM. Upewnij się, że pola są oddzielone poprawną interpunkcją (zwykle przecinkami) i sprawdź, czy długości pól są ustawione na tyle, aby nie obcinać żadnych danych.
Twój dostawca CRM może zaoferować wsparcie w zakresie procesu importowania danych. Niektóre zawierają program krok po kroku, który Ci pomoże. Porozmawiaj ze swoim dostawcą w celu uzyskania wskazówek.
6. Przetestuj swój CRM
Zanim uruchomisz swój CRM, będziesz chciał go przetestować, aby upewnić się, że wszystko działa płynnie. Możesz później uniknąć problemów na dużą skalę, testując swój CRM na małą skalę przed wdrożeniem.
Aby mieć pewność, że Twój CRM działa poprawnie, powinieneś przetestować wiele obszarów, w tym:
- Upewnienie się, że użytkownicy mają dostęp do swoich kont
- Sprawdzanie próbki danych, aby upewnić się, że wszystkie informacje zostały zaimportowane poprawnie
- Testowanie funkcjonalności Twojej bazy danych poprzez wykonywanie podstawowych zadań, takich jak wyszukiwanie kontaktów
- Przeglądanie przykładowych raportów, aby upewnić się, że narzędzia analityczne działają poprawnie
- Integracje testowe działają poprawnie i wyświetlane są prawidłowe dane
- Sprawdzenie, czy interfejs użytkownika jest łatwy w użyciu
- Weryfikowanie, czy funkcje bezpieczeństwa są poprawnie skonfigurowane
7. Wyszkol swój personel
Odpowiednie szkolenie może sprawić, że różnica między płynnym wdrożeniem CRM a bezproduktywnym kłopotem. Przełożeni i pracownicy powinni wiedzieć, jak korzystać z CRM, zanim spróbują użyć go na żywo z klientami. Twój dostawca może oferować usługi i zasoby szkoleniowe.
Skuteczne szkolenie zaczyna się od dobrej dokumentacji. Wyznacz członka zespołu, który stworzy książkę zawierającą najważniejsze wskazówki, jak najlepiej wykorzystać oprogramowanie CRM. Wykorzystaj je do szkolenia kluczowych przełożonych i personelu. Gdy pracownicy uczą się korzystać z CRM, przetestuj go na małą skalę, aby upewnić się, że nie ma poważnych problemów, zanim wdrożysz go w całym dziale lub w całej firmie.
8. Monitoruj wyniki wdrożenia
Po wdrożeniu CRM monitorowanie wyników może pomóc w uzyskaniu jak największych korzyści z inwestycji. Ustal kluczowe wskaźniki wydajności, które śledzą, jak dobrze działa Twój CRM, mierząc takie obszary, jak:
- Poprawa wydajności generowania leadów
- Poprawa współczynnika konwersji sprzedaży
- Skrócenie czasu oczekiwania klienta
Śledzenie tego typu wskaźników może pomóc w oznaczeniu obszarów problemowych wymagających przeglądu. Może również umożliwić wprowadzanie poprawek w standardowych procedurach operacyjnych w celu poprawy wydajności. Rozważ wykonanie testów dzielonych, aby sprawdzić, czy możesz znaleźć sposoby na poprawę kluczowych wskaźników wydajności. Wykonanie tych kroków może sprawić, że wdrożenie CRM będzie płynniejsze i bardziej produktywne.